Warum ist Wissen eigentlich Macht? Wir leben in einer Wissensgesellschaft, in der Wissen den wesentlichen Teil unserer Produktivität ausmacht. Wer etwas weiß, was andere nicht wissen, kann das vor allem in Konkurrenzsituationen zu seinem eigenen Vorteil nutzen. Eine Strategie, mit der sich ganze Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen können.

So wird Wissen zu einer starken Ressource, die es vor allem innerhalb einer Unternehmensstruktur zu pflegen gilt.

In unserem vierten und letzten Teil unserer Blogreihe zum Thema Wissen und Wissensmanagement fassen wir zusammen, was hinter dem Begriff Wissensmanagement steht, welche Vorteile ein Unternehmen daraus ziehen kann und auf welche möglichen Herausforderungen sie sich einstellen müssen.

In einem Unternehmen liegt das Wissen bei jedem Individuum. Jede/r Mitarbeiter:in ist so auch Wissensarbeiter:in, die nicht nur die Kopfarbeit leisten, sondern ihr Wissen auch produktiv nutzen und in ein Unternehmen wertschöpfend einbringen. Als knappe Ressource bildet die Qualifikation der Mitarbeiter:innen über dieses Wissen zu verfügen und es anzuwenden, auch den eigenen Marktwert eines Unternehmens.

Wissenschaftlich betrachtet basiert Wissen auf Daten und Informationen. Die Wissenstreppe nach Karl North, macht diesen Zusammenhang deutlich.

Die Zeichen in der Form von Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bilden dabei die kleinste Einheit auf der untersten Stufe. Erst wenn sie sinnvoll zusammengesetzt werden, können Daten entstehen. Werden die Daten in einen Bezug gesetzt, werden daraus verwendbare Informationen – der Grundbaustein für Wissen. Mit der Verknüpfung und Vernetzung von verschiedenen Informationen, dem eigenen Vorwissen und individuellen Erfahrungen, entsteht dann neues Wissen. In Kombination mit der Anwendung des erlangten Wissens und dem richtigen Handeln, münden die weiteren Stufen in der einzigartigen Kompetenz und führen schließlich zur stabilen Wettbewerbsfähigkeit und Etablierung innerhalb eines Marktes.

Die Wissenstreppe zeigt, dass nicht nur die Daten, Informationen und das Wissen voneinander abhängen, sondern auch das Können, Handeln und die Kompetenz darauf aufbauen.

In einem Unternehmen sind Wissen und Kompetenzen auf den unterschiedlichsten Ebenen verankert. Vom Geschäftsführer bis zum Auszubildenden – jeder weiß ganz genau, was er zu tun hat. Damit aus diesem Wissen auch Erfolg wird und die Kompetenzen der Mitarbeiter:innen optimal eingesetzt und genutzt werden können, müssen die verschiedenen Wissensstände in einer Wissensbasis zusammenkommen.

Um das zu erreichen, braucht es neben den Menschen, die ihr Wissen auch teilen und dem digitalen System, das die Wissensarbeit unterstützt, vor allem aber ein systematisches Wissensmanagement.

Während sich die frühen Formen des Wissensmanagements eher and der Vergangenheit orientierten und die Hauptaufgabe in der Organisation, Dokumentation und der Archivierung von Informationen bestand, nimmt das moderne Wissensmanagement alle Dynamiken mit auf und setzt dabei vollkommen auf die Mitarbeit der eigenen Angestellten. Dabei legt es den Fokus vor allem auf die Vernetzung, Automatisierung und ortsunabhängige Abrufbarkeit der Informationen.

Kernaufgabe des systematischen Wissensmanagement ist es, Rahmenbedingungen und Prozesse so zu gestalten, um „Wissen als Fähigkeit zum effektiven Handeln in der richtigen Qualität, d.h. Tiefe, Verteilung, Vernetzung und Kodifizierung, für eine Organisation oder eine Einzelperson und deren Ziele bereit zu stellen.“*

Zusammengefasst ist Wissensmanagement ein ganzheitliches Konzept, das die Digitalisierung und technische Systeme als Grundbaustein eines flexiblen Managements, die Unternehmensziele und Strategien zu deren Umsetzung, sowie den aktiven Wissensaustausch der eigenen Mitarbeiter*innen in einer Wissenskultur zusammenbringt.

Quelle: kma/unsplash

Das grundlegende Ziel des Wissensmanagements ist es, individuelles und vorhandenes Wissen in Nutzen umzuwandeln.

Wo noch früher aus subjektiver Sicht wertvolles Wissen in Bibliotheken für die Ewigkeit festgehalten wurde, geht es heute vor allem um den Transfer von Wissen. So kann jedes Wissen oder auch halbfertige Ergebnisse zu neuen Ideen inspirieren. Durch das Experimentieren und Ausprobieren entstehen dann neue Verknüpfungen. In den richtigen Kontext gesetzt, kann das neu verknüpfte Wissen zur Problemlösung beitragen und daraus eine neue Wertschöpfung für das Unternehmen entstehen.

Der offene Zugang zu Wissen und der Wissenstransfer zwischen und innerhalb verschiedener Unternehmensbereiche ist dabei ein Erfolgsfaktor und die Grundvoraussetzung für Innovation. Wissen als zugängliche Unternehmensressource ist für die Entwicklung eines Wissensvorsprungs und die damit verbundene Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt, unverzichtbar.

Die Einführung eines organisierten Wissensmanagements ist zwar mit hohem Aufwand verbunden, birgt aber langfristig große Verbesserungspotentiale in vielen Bereichen eines Unternehmens, insbesondere in punkto Kosten-/Zeiteinsparungen und Produktverbesserungen.

Die fortschreitende Digitalisierung und Vernetzung machen es möglich, Wissen schnell, einfach und günstig zu speichern und zu teilen. Sobald ein Wissensbestandteil einmal entwickelt und abgelegt wurde, kann immer wieder auf ihn zurückgegriffen werden. Mit einem klar strukturierten Wissenszugang für die Mitarbeiter:innen, muss weniger unnötig kommuniziert werden. Mitarbeiter sind nicht mehr zwingend auf Kollegen angewiesen, die über dieses Wissen verfügen, sondern können zu jeder Zeit und von überall auf die Informationen zugreifen, sie anpassen und anwenden. Eine enorm effektive Art Produkte und Prozesse zu optimieren, deren herkömmliche Einführung nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld gekostet hätten.

Neben einer höheren Transparenz und dem besseren Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens, unterstützt ein systematisches Wissensmanagement auch die Verbesserung im Qualitätsmanagement, der Kundenzufriedenheit und der Wettbewerbsfähigkeit. So kann aus bereits erfolgten Fehlern oder Hürden gelernt und dadurch weitere Strategien, Methoden und Handlungsweisen reflektiert, angepasst und erneuert werden.

Aber es geht auch darum, der Zukunft voraus zu sein und sich mit der Zeit weiterzuentwickeln. Wer Veränderungen für sich nutzt, macht daraus eine Chance. Mit zeitgemäßen Lösungen soll vor allem auch das Miteinander in einem Unternehmen gestärkt werden. Die eigenverantwortliche und aktive Mitgestaltung aller Beteiligten, führt dabei zu der effektivsten Form der Unternehmensentwicklung.

Dadurch ist Wissensmanagement weitaus mehr als nur die reine Versorgung der Mitarbeiter:innen mit Informationen. Viel mehr geht es um den Austausch und die aktive Mitgestaltung innerhalb eines Unternehmens. Das verfügbare Wissen steigt exponentiell und entfaltet in einem Unternehmen erst durch das richtige Wissensmanagement das volle Potential als wichtiger Produktions- und Erfolgsfaktor.

Quelle: Patrick Perkins/unsplash

Das Wissen ist von Natur aus im ganzen Unternehmen, in allen Bereichen und Abteilungen verstreut. Jede:r Mitarbeiter:in in einem Unternehmen trägt Wissen mit sich herum. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern*innen läuft oft unstrukturiert ab und viele Informationen werden zwischen Tür und Angel über den sogenannten Flurfunk oder das Telefon ausgetauscht. Als wäre das nicht schon genug, kommen dann auch noch allerlei Informationen aus Videos, Präsentationen, Kurznachrichten, E-Mails, Dokumenten und Büchern hinzu. Eine fast unaufhörliche Flut aus Inhalten, die kaum zu bändigen ist. All dieses Wissen an einem zentralen Ort zu dokumentieren, vor allem aber sinnvoll zu differenzieren, ist sehr zeitintensiv und ein hartes Stück Arbeit – Kernprobleme, die ein professionelles Wissensmanagement in jedem Unternehmen zu einer wahren Herausforderung macht.

Doch braucht man zuallererst Mitarbeiter:innen, die ihr eigenes Wissen auch gerne teilen wollen. Damit eine Wissenskultur in einem Unternehmen auch erfolgreich etabliert werden und entstehen kann, gilt es also eine angenehme Atmosphäre für die Zusammenarbeit und den internen Wissensaustausch zu schaffen. Es liegt zwar grundsätzlich in der Natur des Menschen, auch anderen helfen zu wollen, wenn es dabei um das eigene Wissen geht, braucht das aber Zeit und ein Gefühl von Sicherheit. Dabei spielt es auch keine Rolle, welche Position oder Aufgabe ein:e Mitarbeiter:in in einem Unternehmen übernimmt – Vorgesetzte, aber auch Kollegen, sollten mit der Wertschätzung und Lob für die Arbeit oder das geteilte Wissen offen umgehen, um mögliche Hemmschwellen zu überwinden. Es muss allen Mitarbeitern:innen Spaß machen, sein Wissen mit anderen und dem Unternehmen zu teilen.

Dadurch wird nicht nur die Unternehmenskultur gestärkt. Durch einen transparenten Wissenstransfer kann dann auch das Wissen die richtigen Wege gehen und zum Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beitragen.

Quelle: Marvin Meyer/unsplash

Informationen empfangen, sortieren, steuern. Wissen identifizieren, pflegen, sortiert, nutzen.

Das Sammeln, die Identifikation und das Ordnen von Wissen ist das eine, die Weitergabe und der Wissensaustausch das andere – Kernelemente eines systematischen Wissensmanagements. Aufgrund dieser hohen Interdisziplinarität, ein nicht weniger komplexes Themengebiet. Deswegen bedarf es für das Managen von Wissen immer einer konkreten Strategie und den entsprechenden flexiblen Management-Tools.

Wird der interne Wissensaustausch einmal gefördert, können nicht nur die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche und Hierarchie-Stufen miteinander verbunden werden, sondern durch die Steigerung der Wissensarbeit werden auch gezielt die Produktivität, Innovationsfähigkeit und Effizienz in einem Unternehmen unglaublich erhöht. Mit transparenten Kommunikationswegen wird es wahrscheinlicher auch abstrakte und schwere Aufgaben mit Hilfe des angesammelten Wissenspools zu bewältigen und auch alte Denkweisen und Verhaltensmuster mit kreativen und zeitgemäßen Methoden zu erneuern.

Doch das systematische Managen von Wissen bringt nicht nur Vorteile mit sich, sondern wird vor allem heute auch immer notwendiger. So ist der derzeitige Fachkräftemangel nichts anderes als der Unterschied, zwischen dem von den Unternehmen benötigten und dem von den Mitarbeitern:innen bereitgestellten Wissen.

Unter dem Strich ist der Wissensaustausch am erfolgreichsten, wenn alle Mitarbeiter:innen und das Unternehmen für dieselben Werte einstehen und an einem Strang ziehen. Über kurz oder lang – Ein gut durchdachtes und erfolgreich etabliertes Wissensmanagement führt schlussendlich zu einer besseren Wettbewerbsfähigkeit und sicheren Etablierung eines Produkts bzw. Unternehmens innerhalb eines Markts.

*Kompetenzkatalog Gesellschaft für Wissensmanagement